非盈利组织的活动策划人托德霍金斯与大家分享了通过利用社交媒体、建立供应商关系等途径减少活动花费的心得。

1、尽可能善用内部资源。无论您是为非盈利机构还是为企业服务，霍金斯都建议您看一下客户的资源。“您必须认真分析现有项目的合作伙伴。他们拥有那些资源能够被活动利用？他们是否额外的钱？额外的人手？他们有设备吗？”
在一次活动中，霍金斯利用一个文学非盈利组织的书籍创造出引人入胜的中心场景。在另一次活动中，他发现可有20台可供免费使用的库存电视机，从而节约了接近
11000美金的租赁费。


2.利用供应商的忠诚度。如果您发现自己正在为某个供应商源源不断地带来生意，就可以善用这种关系。“如果我与场地签署了数年的合约，并且每年都会在那里举办客户活动，我就会做出调整。你在第一年如何帮助我调整价格？第二年？第三年呢？这对任何人都是一种合理的调整，因为这可以帮助你得到很好的优惠和折扣。

3. 永远不要低估社交媒体的能量。活动策划者经常会顾虑到活动社交媒体的数量。我们则发现社交媒体可以大大的增加活动的价值，并同时大幅节约预算。因为许多品牌希望更多的人参与，并希望他们通过社交媒体的平台参与。

4. 考虑省去礼品袋。“除非你有特别出彩的东西，否则没必要一定有赠品。”霍金斯表示：“我的信条是：如果没有礼品，干脆什么都不给，这会节省不少钱。分析一下你让客人们带走的东西：它重要吗？它与活动匹配吗？它是赞助的吗？如果你要支付大量金钱购买礼品，或者需要花费了大量金钱和人力进行包装，那么你应该砍掉它。”

5.别害怕提问。  霍金斯发现，当涉及餐饮和视频音频服务时，场地提供方倾向在事先约定的价格下，提供打包服务。但这并不意味着您不能以更好的价格，去争取定制的服务。
您一定要敢于提问。向所有的供应商提问，从餐饮服务、场地花卉都可以提出问题。“我们能做得与众不同吗？”

6. 提供签名鸡尾酒。户外酒会将榨干大量预算，但是客人都喜欢轻松地拿着杯鸡尾酒在会场漫步。解决方案呢？“一种办法是举办签名鸡尾酒会。让大家觉得酒会很有意思，而且和活动相关。大家不会注意到你只提供了一两种鸡尾酒——他们会更加关心‘我的莫吉托饮料是否有个好名字？’”

7. 建议缩短活动时间。尽管客户可能想办一次耗时更长的活动，霍金斯强调让客户策略地考虑嘉宾们是否会停留那么久则更加重要。“如果活动在晚餐前举行，但我们又不提供晚餐，则没理由把活动时间拖长。如果有鸡尾酒活动，中间穿插节目演出，那么大家很可能在演出结束马上离场。有不少活动策划人预定的活动时间都比实际需要的多，您可能还有1小时，但嘉宾们已经所剩无几。别忘了，我们也为这段时间买单啊！”

发布时间：2014-07-24